5.1. Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı;
5.1.1. Yönetim Sistemi
Birimimiz 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 12. maddesi ile düzenlenmiş olan görevleri yerine getirmekte olup stratejik planında yer alan amaçlar ve hedefleri doğrultusunda yönetim ve idari yapılanmasında işlemlerine devam etmektedir. Konuyla ilgili iyileştirme çalışmaları devam etmektedir.
5.1.2. İç Kontrol Eylem Planı
İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve geliştirilmesi çalışmaları, Üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu ve İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun yönlendirmesi ve yönetiminde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının desteğinde harcama birimleri eliyle yürütülmektedir. Kurulun ve Grubun sekretarya hizmetleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Eylem planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birimler tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler ve Grup tarafından belirlenenler, Grubun uygun görüşüyle Kurulun değerlendirilmesine sunulur. Söz konusu düzenlemeler Kurulun onaylamasıyla birlikte Üniversitemizin internet sayfasında yayınlanır (https://kms.kaysis.gov.tr/Home/Kurum/52300778). Eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları, Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayları sonu itibarıyla eylem planı formatında Rektöre rapor edilir (http://w3.bilecik.edu.tr/kalite/ogrenci/uyum-eylem-plani-gerceklesme-sonuclari-raporu/). Birimimizin iç kontrol ve kalite gelişim süreci kapsamında bulunan tüm belgelerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) içerisinde yer alacak şekilde hazırlanması onaylanması ve güncelleştirilmesine ilişkin standartları belirlenmesi amacıyla Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürü oluşturulmuştur.
5.2.1. Etkililik
İnsan kaynakları yönetiminde öncelik stratejik planımızdaki amaç ve hedefler doğrultusunda nitelikli akademik ve idari personel sayısını artırmaktır. Bunları gerçekleştirebilmek için birincil yasal düzenlemelerin yanı sıra Üniversitemizce çıkarılmış bulunan yönergeler de dikkate alınmaktadır. Temel amaç insan kaynakları yönetimde kurumsallaşmayı sağlamak, liyakat önceliklendirmek ve alan için ihtyaç duyulan akademisyenlerin isthdamını sağlamaktr. Böylelikle akademik ve idari personelimizin memnuniyet, verimi ve hizmet kalitesi yükselecektir. İdari personel için görev tanımlaması, norm kadro çalışması, muvafakat yönergesi uygulanmaktadır.
5.2.2. Etkinlik
Birim, işe alınan/atanan personelinin (alındığı alanla ilgili olarak) gerekli yetkinliğe sahip olması hizmet içi eğitimlerle güvence altına alınmaktadır.
5.2.3. Liyakat
Personelin eğitim ve liyakatlerinin üstlendikleri görevlerle uyumunu sağlamak amacıyla görev tanımı formları (http://w3.bilecik.edu.tr/kalite/yonetim-2/gorev-tanimlari/) geliştirilmiştir.
5.2.4. Finansal Yönetim
Mali işlemlerin uygulanması, 5018 sayılı Kanun ve bunun ikincil mevzuat ile Üniversitemizce konuyla ilgili çıkarılmış bulunan yönergeler uyarınca yapılmaktadır. Mali kaynakların etkin ve verimli şekilde kullanıldığı, Performans Programları, Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu, Mali Durum ve Beklentler Raporu, İdare Faaliyet Raporlarında belirtilmektedir.
5.2.5. Kaynakların Yönetimi
Üniversitemiz taşınır taşınmaz kaynaklarının yönetimi ve etkinlik düzeyi, Maliye Bakanlığı’nın “Kamu Bilgi Sistemi”nde bulunan “Taşınır Kayıt ve Yönetm Sistemi” üzerinden takip edilmekte, birimlerin satın alma, kullanım, bağış ve devir işlemleri ile stok durumları gibi tüm taşınır süreçleri bu sistemlerin sağladığı kolaylıkla takip edilmektedir.
5.3.1. Bilgi Yönetimi
Birimimizde, Bilgi Yönetim Sistemi bulunmamak ile beraber, Personel Veri Sistemi, Elektronik Belge Yönetm Sistemi, Öğrenci Bilgi Sistemi, Personel Bilgi Sistemi, Bilimsel Araştrma Projeleri Otomasyonu vb. gibi sistemler birbirinden bağımsız olarak mevcutur. Bu sistemler, Bilgi Yönetm Sitemi için veri sağlayabilmektedir.
5.3.2. Performans Göstergeleri
Birimimizde; izlemesi gereken anahtar performans göstergelerinin değerleri 6 aylık periyotlarla toplanmakta ve yıllık olarak da faaliyet raporunda belirtilmektedir.
5.3.2.1. Desteklemeler
Bilgi yönetim sistemimiz bulunmamaktadır ancak Personel Veri Sistemi, Elektronik Belge Yönetm Sistemi, Öğrenci Bilgi Sistemi, Personel Bilgi Sistemi, Bilimsel Araştrma Projeleri Otomasyonu vb. gibi sistemler, bilgi ihtiyacı olduğunda birime veri sağlama anlamında desteklemektedir.
5.3.3. Süreç Destekleri
Kullanılan sistemler ile veriler daha hızlı işlenerek ve analiz edilerek diğer kalite yönetim süreçlerine destek olmaktadır.
5.3.4. Veri Toplama
Kurumsal iç ve dış değerlendirme sürecine yönelik bilgiler yılda bir kez toplanmaktadır.
5.3.5. Güvenlik ve Gizlilik
Verilerin güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği konusunda imkanlar dahilinde tedbirler alınmaktadır. Kişilerin sadece ihtyacı kadar yetki sahibi olmasına özen gösterilmektedir. Yetkisiz kişilerin verilere erişmesini engellemek için; parola denetimleri, güvenlik duvarı sistemi, saldırı engelleme sistemi (IPS), antivirüs sistemi, sistemlerin güncel tutulması, düzenli ve otomatik yedekleme sistemleri, ağ katmanında anahtarlarda uygulanan denetimler gibi sistemler kullanılmaktadır.
5.3.6. Birim Hafızası
Kurumsal hafızayı korumak ve sürdürülebilirliğini güvence altına almak üzere mevcut EBYS sistemi içerisinde iş akış süreçleri oluşturularak sistem daha etkin ve verimli kullanılmaktadır.
5.4. Birim Dışından Tedarik Edilen Hizmetlerin Kalitesi;
5.4.1. Tedarik Kriterleri
Üniversitemizin yaptığı kurum dışından alınan idari ve/veya destek hizmetlerinin tedarik sürecine ilişkin kriterler, ilgili mevzuat ve ihale dokümanları ile belirlenmiştir.
5.4.2. Tedarik Güvencesi
Kurum dışından alınan hizmetlerin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği, yüklenicilerle idare arasında imzalanan “Sözleşmeler” ve bu sözleşmelerin ekleri olan “Şartnameler”le sağlanmaktadır. Yemekhane hizmetleri, tedarik hizmetleri içerisinde en önemli olanıdır. “Teknik, Hijyenik ve Kalite Kontrolleri” sürekli olarak yapılmaktadır. Yemeklerin sözleşmeye uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı titizlikle takip edilmektedir.
5.5. Yönetimin Etkinliği ve Hesap Verebilirliği, Kamuoyunu Bilgilendirme;
5.5.1. Etkinlik Paylaşımı
Birim, topluma karşı sorumluluğunun gereği olarak, eğitim-öğretim, araştırma geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde tüm faaliyetleri ile ilgili güncel verileri kamuoyuyla paylaşma yöntemi web sayfası ve sosyal medya hesapları ile gerçekleştirilmektedir.
5.5.2. Güvence
Üniversitemiz, kamuoyuna sunduğu bilgilerin tarafsızlığını ve nesnelliğini faaliyet raporlarıyla güvence altına almaktadır.
5.5.3. Liderlik Ölçümleri
Liderlik özellikleri ölçülmesine ve izlenmesine dair herhangi bir uygulama bulunmamaktadır.
5.5.4. Şeffaflık Politikaları
Üniversitemiz yönetimi; her türlü çalışma ve faaliyet alanında, mevzuatlarında belirtilen denetimlere tabi olmakla beraber, yine mevzuat gereği periyodik olarak kamuoyuna açıkladığı plan, program ve uygulama sonuçlarıyla şeffaf bir yapıya sahiptir.
5.5.5. Kamuoyu Paylaşımı
Üniversitemiz ve birim ve bölümümüz paydaşlarına karşı sorumlulukları gereği tüm faaliyetlerine ilişkin güncel verileri kurum internet sayfasında duyurmaktadır. Faaliyet Raporları, Stratejik Planlar, KAYSİS Belgeleri, personel ilanları, etkinlikler, duyurular, öğrenci personel sayıları gibi bilgiler, internet sayfamız aracılığıyla kamuoyu ile paylaşılır (http://www.bilecik.edu.tr/), (http://w3.bilecik.edu.tr/myo/),
(http://w3.bilecik.edu.tr/myo/bolumler/kimya-ve-kimyasal-isleme-teknolojileri/kimya-teknolojisi-prg/). Ayrıca, yapılan faaliyetler Akademi Gündemi isimli basılı gazetesi aracılığıyla ve sosyal medya hesapları
(Facebook: https://www.facebook.com/bseuniversitesi),
(Instagram: https://www.instagram.com/bseuniversitesi/),
(Twiter: htps://twiter.com/bilecikedutr) vasıtasıyla kamuoyu ile paylaşılmaktadır.