5.3. Bilgi Yönetimi Sistemi

5.3.1. Bilgi Yönetimi

-Birimimiz tarafından idari personele ilişkin web tabanlı özlük işleri Personel Bilgi Sistemi (Netiket) kullanılmaktadır.

-Diğer taraftan evrakların kontrolü, güvenliği ve işleyişi Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) programı tarafından sağlanmaktadır.

-Konferansların ders dışı etkinlik kapsamında programlanması ve düzenlenmesi Web tabanlı (Utarit) programı tarafından sağlanmaktadır.

5.3.2. Performans Göstergeleri

Birimin izlemesi gereken anahtar performans gösterge değerleri toplama ve paylaşma yöntemi;

Birimimizde, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Üniversite Birim Web Sitesi İçerik Yönetim Sistemi, Utarit ,Netiket vb. gibi sistemlere erişim sağlanmaktadır.

5.3.2.1. Desteklemeler

Bilgi Yönetim Sistemi’nin Birimi destekleme yöntemi;

Birim performans gösterge ve değerleri gibi bilgi ve veriler EBYS, e-posta ve duyuru sistemleri ile toplamakta ve paylaşılmaktadır.

 

 5.3.3. Süreç Destekleri

Birimimizin iç kontrol ve kalite gelişim süreci kapsamında bulunan tüm belgelerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) içerisinde yer alacak şekilde hazırlanması onaylanması ve güncelleştirilmesine ilişkin standartları belirleyen Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürü 14.12.2015 tarihli senato kararı ile yürürlüğe girmiştir. Bu prosedür ile kalite süreçleri kapsamında ne tür bilgi ve belgelerin nasıl oluşturulacağı ve yayınlanacağı hususu KAYSİS sistemi ile örtüştürülerek bu konuya ilişkin ana kurallar belirlenmiştir.

Birimimiz süreçleri bu kurallar çerçevesinde yürütmektedir.

 5.3.4. Veri Toplama

Birim iç ve dış değerlendirme sürecine yönelik verilerin toplanması, değerlendirmesi ve rapor haline getirilmesi  belirli aralıklarla Kalite Kurulu tarafından toplanır.

Toplanan verilerin güvenliği, Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından Üniversitemizdeki personel ve öğrencilere ait veriler elektronik ortamda bilgi sistemi yardımıyla sunucularda muhafaza edilmektedir.

 

 5.3.5. Güvenlik ve Gizlilik

Verilerin güvenlik ve gizlilik yönetimi Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütülmekte olup, Verilerin güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği konusunda imkânlar dâhilinde tedbirler alınmaktadır. Kişilerin sadece ihtiyacı kadar yetki sahibi olmasına özen gösterilmektedir.  Basılı dokümanlar birim klasörlerinde saklanmaktadır.

 

5.3.6. Birim Hafızası

Birim hafızasını korumak ve sürdürülebilirliğini güvence altına almak için çalışmalar yönetmelikler çerçevesinde elektronik  ortamda veya basılarak klasörlerde  raporlanmakta ve muhafaza edilmektedir.