Genel Evrak Birimi

Gelen Evrak

  • Evrakın Rektörlüğe intikal ettiği tarih ve saat evrakın arka köşesine yazılır, evrak sayısı verilir, bilgisayara kaydedilir.
  • Gelen evrak taranarak birer kopyası dijital ortama aktarılır. Rektörlüğe gelen evrakların tamamı önemine binaen Rektörümüze gösterilerek ilgili birime havale edilir.
  • Üniversitemize gelen bütün evrakın ilgili birimlere zaman geçirmeden sevk edilmesi, birden fazla birimi ilgilendiren evrakın ise koordinasyonun sağlanması için gerekli işlemler yerine getirilir.

Giden Evrak

  • Üniversitemizden giden evrakın tamamı bilgisayara kaydedilir.
  • Postalanacak evrak zarflanır-adres yazılır, posta izleme cetveli hazırlanır, postanın gönderilme (taahhütlü, APS, kargo, normal, elden v.b)şekline göre işlem yapılır.
  • Davetiye ve afişlerin elden veya postayla dağıtımı yapılır.
  • Rektör adına gelen resmi evraklar imza karşılığı Özel Kaleme teslim edilir.
  • Postahaneden Rektörlüğe ait Günlük Posta alınır, zarf ve paketler açılır.