Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü

Gelen Evrak

  • Postaneden Rektörlüğe ait Günlük Posta alınır, zarf ve paketler açılır.
  • Rektörlüğe gelen evrakların tamamı önemine binaen Rektörümüze gösterilerek ilgili birime havale edilir.
  • Rektör adına gelen resmi evraklar imza karşılığı Özel Kaleme teslim edilir.
  • Evrakın Rektörlüğe intikal ettiği andan itibaren en kısa süre içerisinde taranıp, EBYS’ye Gelen Evrak olarak kaydedilir.
  • Sisteme kaydı yapılan evrakın fiziki suretine; Gelen Evrak Kayıt Kaşesi vurularak tarih, sayı ve sevk edildiği birim yazılır.
  • Gizlilik Dereceli evrakların kaydedilmesi işlemi, mevzuata uygun olarak yapılır.
  • Üniversitemize gelen bütün evrakın ilgili birimlere zaman geçirmeden sevk edilmesi, birden fazla birimi ilgilendiren evrakın ise koordinasyonun sağlanması için gerekli işlemler yerine getirilir.

Giden Evrak

  • Üniversitemizden giden evrakın tamamı “Gönderi Takibi” için kaydedilir.
  • Postalanacak evrak zarflanır, adres yazılır, posta izleme cetveli hazırlanır, postanın gönderilme (Tebligat, İadeli Taahhütlü, Taahhütlü Posta, Adi Posta, APS, Kargo, Elden Zimmet vb) şekline göre işlem yapılır.
  • Davetiye ve afişlerin elden veya postayla dağıtımı yapılır.
  • Genel Sekreterlik ve Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü’nün resmi yazışmalarını yapar.
  • Belge yönetimi ve arşiv sistemi işlemlerini yürütür.