Öğrenim Hareketliliği

Erasmus Öğrenim Hareketliliği İçin Seçilen Öğrencilerin Yapması Gereken İşlemler

1. Erasmus Öğrenim Hareketliliği programı ile yurt dışına gitmeye hak kazandıktan sonra bölüm koordinatörünüz (bkz. koordinatörler) ile birlikte  Bölümünüz ile anlaşması olan (bkz. Erasmus antlaşmalar) Ülke/Üniversitelerin web sayfalarından son başvuru tarihlerini (deadline) öğreniniz. Bölümünüz ile ilgili anlaşma listesinde olmayan bir üniversiteye gitmek isteyenlerin öncelikle Bölüm Koordinatörleri ile birlikte karşı kuruma anlaşma yapmak istediklerini belirten kısa bir mail atmaları gerekmektedir. Eğer karşı kurumdan anlaşma ile ilgili olumlu bir geri dönüş olursa, geriye kalan işlemler için Uluslararası İlişkiler Ofisi devreye girecektir. Eğer web sayfalarında güz/bahar döneminde açılacak dersler verilmişse siteden, yoksa karşı tarafta sorumlu kişiden (person regarding incoming students) bölümünüz ile ilgili açılacak ders listesini isteyerek, bölüm koordinatörünüz ile birlikte öğrenim anlaşmanızı (learning agreement form) hazırlayınız. Öğrenim Anlaşması ÖBS üzerinden hazırlayınızNormal döneminizde seçmeniz gereken derslerin yanı sıra alttan aldığınız veya not yükseltmek istediğiniz derslerinizi de seçebilirsiniz. Öğrenim Anlaşması ile ilgili tavsiye kurallara buradan ulaşabilirsiniz. Karşı kurum ile olan ilk yazışmalarınızı mutlaka bölüm koordinatörünüzün gözetiminde gerçekleştiriniz. Karşı kurumun web sayfasında on-line application form/accomodation form var ise bunları doldurup çıktılarını alarak, ingilizce transkriptiniz, isteniyor ise fotoğraf ve 3 adet bölüm koordinatörünüz ile hazırlamış olduğunuz Öğrenim Anlaşmanız (her birinde sizin, bölüm koordinatörünüzün ve kurum koordinatörünüzün imzası olması gerekmektedir) ile birlikte karşı kuruma kargo ile gönderiniz. Tavsiyemiz mutlaka bu formlarınızın fotokopilerini almanız ve karşı kuruma taranmış evraklarınızı erasmus ofisimiz aracılığı ile eposta yoluyla göndererek, kargodan dolayı oluşacak gecikmeleri en aza indirmenizdir.

 

2. Yurt dışında başvuru yaptığınız kurumdan sizin adınıza düzenlenmiş orada yapacağınız Erasmus Öğrenim Faaliyeti için kabul edildiğinizi belirten bir “Davet veya Kabul Mektubu (Letter of Acceptance veya Invitation Letter)” ile birlikte imzaları tamamlanmış öğrenim anlaşmanızın (2 adet) Uluslararası İlişkiler Ofisimize gelmesini bekleyiniz.

 

3. Tüm bu işlemler devam ederken öğrencilerin Ziraat Bankası’ndan (Tüm Türkiye Şubeleri olabilir) kendi isimlerine “Euro” hesabı açtırmaları gerekmektedir. Yurtdışından para çekimi hususunda gerekli bilgiyi bankalardan elde edebilirsiniz.

 

4. Gideceğiniz ülkenin büyükelçiliğinin gerek web sayfasını inceleyerek gerekse telefonla iletişim kurarak vize başvurusu için ne gibi belgeler ve evraklar istendiği not edilmeli ve vize işlemlerine başlanmalıdır. Vize başvurusu için bazı ülkeler randevu sistemi ile çalışmaktadır. Bu nedenle başvuru prosedürü de iyi öğrenilmeli ve kaç gün öncesinden başvuru yapılacağı da öğrenilmelidir. Vize aldığınız takdirde artık Uçak biletinizi alabilirsiniz. Ofisimizden aldığınız gerekli belgeler (vize yazısı, kabul belgesi orjinali) ile elçiliğe randevu aldığınız tarihte gitmeniz gerekmektedir. Bazı büyükelçilikler aynı zamanda ailenizin maddi olanaklarını gösteren (maaş belgesi / tapu, maaş bordrosu, vs) belgeleri de isteyebilmektedirler. Vize görüşmesinden önce kesinlikle uçak biletinizi almayınız. Vizenizi aldığınız takdirde uçak biletinizi alabilirsiniz.

 

5. Yurtdışına gitmeden önce hibe işlemlerinizi tamamlamak üzere pasaportunuzun fotokopisi ve banka hesap cüzdanınızın fotokopisi ile birlikte Ofisimize gelerek Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesini imzalamanız gerekmektedir.
6. Giden Öğrencilere Ofisimiz tarafından verilecek yazılar:

a) Vize Yazısı: Vize yazısı, öğrencilerin gidecekleri ülkelerin Büyükelçiliklerine İngilizce olarak yazılmış bir yazıdır ve öğrencilerin gidecekleri ülkelere göre alacakları para miktarını belirtmektedir.

b) Harçsız Pasaport Yazısı: 25 yaş ve üst öğrenciler için bu yazıya ihtiyaçları var. Öğrenciler aldıkları bu yazı ile Bilecik Vergi Dairesi’ne başvurarak pasaport cüzdan bedelini öderken, pasaport harç bedelini ödemeyeceklerdir.
7. Öğrenim Hareketliliğine hak kazanan öğrenciler Erasmus Ofisine bildirdikleri tarih aralığında gitmedikleri takdirde haklarından vazgeçmiş sayılırlar.

8. Tam Kapsamlı Sağlık Sigortası (Yatakta tedaviyi kapsayan) fotokopisi gitmeden Erasmus Ofisine teslim edilmelidir.
9. Öğrenciye yapılan ödeme ile ilgili dekont.

**Yurdışına gitmeden önce teslim edilmesi gereken evrakları Erasmus Ofisi’ne teslim etmeden yurtdışına giden            öğrencilerin hibe işlemleri gerçekleştirilmeyecektir.

 

10. Erasmus Öğrencisi olarak sahip olduğunuz hakları öğrenmek için Erasmus Öğrenci Beyannamesini mutlaka okuyunuz.

 

11.Erasmus Öğrencisi olarak gittiğiniz kurumda eğitim-öğretim başlama tarihinden itibaren 15 gün içerisinde öğrenim anlaşmasında yer alan derslerinizde değişiklik hakkına sahipsiniz. Bu aşamada Bölüm Koordinatörünüz ile yazışarak silinecek ve eklenecek derslerinizi belirleyebilir ve öğrenim anlaşmanızın (learning agreement form) 2. sayfası olan ekle/sil formunda gerekli yerleri doldurup, imzaları tamamladıktan sonra (sizin imzanız, karşı kurumda bölüm ve kurum koordinatörlerinin imzaları gerekmektedir) Uluslararası İlişkiler Ofisi adresimize 3 nüshasını kargo yolu ile yollamanız gerekmektedir. Bir Ekle-Sil Örneği için tıklayınız.

 

12. Erasmus öğrencisi olarak eğitiminizi tamamlayıp döndükten sonra 15 gün içerisinde aşağıdaki evrakları Ofisimize teslim etmeniz gerekmektedir.

  • Gidilen Üniversitede kalınan süreyi gösteren Katılım Sertifikası (Gidilen Üniversite tarafından imzalı, mühürlü, orjinal belge olmalıdır)
  • Gidilen Üniversite tarafından hazırlanan karşı kurumda almış olduğunuz derslerin notlarını gösteren not çizelgesi (Transcipt of Records)
  • Pasaport giriş/çıkış sayfasının fotokopisi
  • Öğrenci Nihai Raporu: Hareketlilik aracı kullanılarak öğrencilerden çevirim içi AB anketini (EU Survey) doldurmaları istenir.Faaliyetini tamamlayan öğrencilerin doldurmaları gerekmektedir.
  • Çevirimiçi Dil Sınavı: Faaliyetini tamamlayan öğrencilerin OLS sistemi üzerinden dil sınavlarına girmeleri gerekmektedir. 

13. Yukarıdaki belgelerin eksik olması durumunda kalan %30 hibeniz için işlemleriniz başlatılmayacaktır.

DİKKAT:

Hareketlilik Dönemlerini tamamlayan öğrencilerin döndükten sonra teslim etmeleri gereken belgeleri tamamlamaları gerekmektedir. Belgeleri tamamlamayan öğrencilerin hareketlilik dönemleri geçersiz sayılır ve bu öğrenciler hibe hak edemezler.