Bilgi İşlem İş Takip Sistemi

1-BİS:
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na ait “Bilgi İşlem İş Takip Sistemi”ne verilen addır.
2-BİS’in Dayandığı Mevzuat:
BİS, 17.11.2015 tarihli 122/1 sayılı Senatomuz Kararıyla kabul
edilen “Bilişim Kaynakları Kullanım Yönergesi”nin 10’uncu maddesinin 4’üncü fıkrası ve 12’nci
maddesinin 11’inci fıkrası uyarınca hazırlanmış ve yürürlüğe konmuştur.
3-BİS ile Giderilmesi İstenen Aksaklıklar:
A)
Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi (Üniversite) bilişim kaynakları kullanım, bakım ve
yenileme süreçlerinde yaşanan aksaklıklar,
B)
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİDB) personelinin iş takibini yaptığı ve biten işlerle ilgili
sonuçların kaydedildiği programın sistemli ve etkin bir şekilde işletilememe,
C)
Alınan iş taleplerinin büyük bir kısmının, BİDB personeline telefonla ya da sözlü olarak
iletilmesi,
D)
BİDB’nin yetki sahasının dışında olan konularla ilgili iş taleplerinin BİDB’den istenmesi.
4-BİS’i İşletimindeki Amaç:
Genel olarak, BİDB tarafından verilen hizmetlerin etkinliğini,
verimliliğini ve sürdürülebilirliğini arttırmaktır. Genel amaçların doğrultusunda şu alt amaçlar da
bulunmaktadır: İş taleplerinin büyük oranda kayıt altına alınmasını sağlamak; kaybolan iş
taleplerini ve neticelenerek talep edene iletilmeyen talep sonuçları vakalarını en aza indirmek;
personel iş yüklerini doğru tespit etmek; Üniversite personeline verilen hizmete yönelik
memnuniyet düzeyini artırmak; BİDB’ye yönelik iş ve kaynak optimizasyonlarını etkili ve doğru
şekilde yapabilmek.
5-BİDB’ye İletilecek İş Talepleriyle İlgili İşlemler:
İş talepleri, Bilgi İşlem İş Talep Formu (Form)
ve resmi yazı vasıtasıyla BİDB’ye iletilecektir. Hangi iş taleplerinin hangi yolla iletileceği, iş talep
formu üzerinde görülebilecektir. Form’a, EBYS’deki “iş akışları” menüsünden ulaşılabilmektir.
Ayrıca bu Form’u tüm personel doldurabilecek olup, bir başkası bir başka kullanıcı adına da
doldurabilecektir. Form’u dolduran ile talepte bulunanın farklı olduğu durumda iş talebinin sahibi
kullanıcı, doldurulan Form’u EBYS’den onayladığı takdirde ilgili iş talebi BİDB’ye ulaşacaktır.
İfade edilen usuller haricinde BİDB’ye iletilen talep, iş olarak tanımlanamayacağı için BİDB
tarafından yerine getirilemeyecek olup, BİDB’nin yapılan iş talepleriyle ilgili sorumluluğu talebin
BİDB’ye ulaşmasıyla başlayacaktır.

6-BİS’in İşletimi ve Diğer Hususlar:

BİDB’ye ulaşan iş talepleri İş Takip Yöneticisi tarafından
EBYS’den alınarak BİS’e işlenecek ve işle ilgili personelin görevlendirilmesi BİS vasıtasıyla
yapılacaktır. İşlerin tamamlanma durumları BİS’ten takip edilerek, neticelenen işlerin sonuçları
talep sahibi kullanıcılarına İş Takip Yöneticisi tarafından talebin geldiği programla bildirilecektir.
Bu sistemle, iş talepleri hemen herkes tarafından kullanılması planlanan ve bilinen EBYS yoluyla
BİDB’ye iletilecek; taleplere yönelik yapılacak işlemler BİDB personeli tarafından BİS’te yer
alacaktır. Ayrıca Üniversite personeli, kendilerine BİS’ten gönderilen e-postalarla; genel olarak
sahip olunan kullanıcı adı ve parolaları ile
adresinden BİS’e girerek talep
ettikleri işlerin durumu hakkında bilgi edinebilecektir.