Doğrudan Temin Usulü ile Yapılacak Alımlar

1) 3 adet ıslak imzalı ve kaşeli teklif Bap otomasyon sistemine yüklenerek ve otomasyonda yer alan ‘Malzeme İstek Formu’ doldurularak (EBYS)’den Bap birimine üst yazı ile bildirilmesi ve elden teslimi. MENKUL MAL,GAYRİMADDİ HAK ALIM,BAKIM VE ONARIM GİDERLERİ (Makine, Cihaz ve Demirbaş) alımlarında teknik şartname eklenmelidir.
2) Bap biriminde Mali Yönetim Sisteminden satınalma onayı alındıktan sonra yapılacak harcama için alınan 3 adet teklifin fiyat araştırması raporları yazıları Bap birimi tarafından hazırlanır.
3) Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli, Onay Belgesi düzenlenir ve proje yürütücüsüne bildirilir.
4) Yapılacak alımın faturası ve vergi borcu yoktur belgeleri Bap birimine teslim edilir.
5) Alınan ürünler proje yürütücüsünün görev yaptığı birimde muayene komisyonu tarafından kontrol edilir.
6) Evraklarda eksiklik bulunmuyor ise, Bap biriminde Taşınır İşlem Fişi ve Ödeme Emri Belgesi hazırlandıktan sonra proje yürütücüsüne Satınalma ve Muayene Komisyon imzaları için BAP Koordinatörlüğünde proje yürütücüsüne teslim edilir. Yürütücü Komisyon imzalarını tamamladıktan sonra dosyayı BAP Koordinatörlüğüne teslim eder. İlgili firmanın fatura ve dosyası ödemenin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilir.
7) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca yapılan ödeme tamamlandıktan sonra malzemelerin birimlerin taşınır kayıt yetkilisi tarafından teslim alınması, yürütücüye teslimi ve proje bittikten sonra Demirbaşların Proje yürütücüsü tarafından birimlerin depolarına iade ve teslimi yapılır.

Teklif Formu Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar
• Hazırlanan tekliflerde firmanın ıslak imzası ve kaşesi olmak zorundadır.
• Teklifler “Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü, BAP Koordinatörlüğü, Proje Yürütücüsünün Ünvanı Adı Soyadı ve Proje Nosu belirtilmeli” başlığı kullanarak hazırlanmalıdır.
• Tekliflerde para birimi olarak TL kullanılmalıdır.
• Teklifler hazırlanırken KDV hariç ibaresi yazılarak düzenlenmelidir.

Satınalma İşleminde Dikkat Edilecek Hususlar:
• Alınacak malzemeler Proje Malzeme Listesinde bulunmalı ve hizmetin adı ve miktarı belirtilmelidir,
• Hazırlanan dilekçede talep edilen alım türü belirtilmelidir,
• Demirbaş ve Makine-Teçhizat alımlarında ‘Teknik Şartname’ düzenlenmelidir,
• Malzeme listesi ve tekliflerdeki listede bulunan birim, miktar ve malzeme adı aynı olmak durumundadır,
• Hizmet alımı, Sarf veya Makine-Teçhizat farklı fatura tekliflerinde bulunulması gerekir,
• Projenin bitiş tarihine son 2 ay kala harcama yapılmaması,
• Yılın son ayı (Aralık) harcama yapılmaması gerekir.

Fatura Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar:
• Faturada belirtilen adres “Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü ve proje yürütücüsü adı, soyadı ve proje no şeklinde olmalıdır.
• Mali Yönetim Sisteminden(MYS) onay alındığına dair bilgilendirme gelmeden fatura kestirilmemelidir.
• Fatura tarihi ‘Onay Tarih’inden sonra olmalıdır.(Aksi takdirde ödeme yapılamamaktadır.)
• Faturadaki tutarlar ve miktarlar verilen teklifte belirtildiği gibi hazırlanmalıdır.
• Faturada ilgili firmanın ıslak imzası ve kaşesi bulunmalıdır.

FATURA ADRESİ:
BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü
Vergi No: 1700484581
Vergi Dairesi: BİLECİK
Proje Yürütücüsü: ……………………………..
Proje No: ………………………………………